Procesmethode

Uit Timelab Wiki
Ga naar: navigatie, zoeken


WHY

Timelab biedt de infrastructuur die leidt tot creatie van commons. Commons zijn alle materiële en immateriële bronnen die beschikbaar zijn voor alle leden van de samenleving. Deze emergent infrastructuur is open, actief en flexibel, als bits of code in een operating system, als een drager en generator van kennis en samenwerking. Naast de faciliteiten die Timelab biedt in het concrete open prototypinglab is er de procesmethode, de zachte infrastructuur, als een protocol voor generatieve processen.

WHAT

Het model is een toolbox voor processen. Een modulaire open en flexibele reeks van instrumenten die de verschillende aspecten van een proces faciliteren. De verschillende modules ontstaan samen met de deelnemers en op basis van noodzaak.

Modules

Het klaverblad

Het klaverbladmodel maakt deel uit van een eigen methode voor procesbegeleiding. Het is een instrument voor conceptvorming, een manier om een project in kaart te brengen vanuit verschillende invalshoeken. Bijzonder is de dynamiek die vervat zit in de vier loops die het model maakt. Het klaverblad is waardegedreven en daarom zo toepasbaar in Timelab. We gebruiken het om met de verschillende makers rond de tafel in kaart te brengen wat we willen aanpakken vanuit een multiperspectief. Het model te vergelijken met een businessmodel canvas en is gebaseerd op "Nieuwe Business Modellen" van Jan Jonker en vrij vertaald naar de eigen context.

Evolutie

Vanuit een voelbare nood uit de praktijk kwam de vraag of er businessbegeleiding zou bestaan voor de typische creaties die Timelab voortbrengt. Creaties waarbij meervoudige, gedeelde en collectieve waardecreatie steeds voorop wordt gesteld. Met deze vraag gingen we aan de slag en voerden we in het najaar van 2015 een onderzoek uit naar mogelijke businessmodeltools.

Dit onderzoek resulteerde in een experiment waarbij twee businessmodeltools tegen elkaar werden geplaatst: nl. het Klaverbladmodel van Jonker (2014) en het Businessmodel Canvas +, een variant op het Business Model Canvas. Tijdens deze workshop werden de twee modellen ingevuld voor een toen lopend creatieproject in Timelab. Op deze manier werden de twee modellen vergeleken en getoetst. We kwamen tot de conclusie dat het Klaverbladmodel, als dynamisch model, een andere manier van denken vergt en meer innovatieve ideeën oplevert. Omdat het model erg recent was, had het echter een operationalisatieslag richting toepassing nodig.

Vanuit de praktijk is op dat moment een proces ontstaan van vallen en opstaan. De voorbije 6 maanden werd het model gebruikt voor verschillende cases, waardoor we steeds nieuwe inzichten verkregen. Steeds meer zagen we de enorme meerwaarde van het model en hoe we het konden gebruiken als praktische tool. Sinds de introductie van het model heeft het al een enorme evolutie ondergaan. Wanneer we het model van Jonker en het model dat we momenteel gebruiken (Klaverblad), naast elkaar plaatsen zien we enkele opvallende verschillen.

Bestand:Klavers(evolutie).jpg

Nieuwe modellen zijn geïntegreerd, andere dynamieken ontstaan. Een grote verandering, was de introductie van de Holacracy. Het flexibele karakter en aanpasbare structuren van dit model en definitie van rollen past perfect in de dynamiek van het Klaverblad; ontwerpteam werd rollen en activiteiten werden projecten.

Een andere aanvulling zijn de fysieke borden om de status van een project weer te geven. Hierbij leggen we de focus op de “eerstvolgende stap” en niet op deadlines en budgetten. We merken dat de fysieke aanwezigheid van het bord een houvast geeft aan het projectteam. Bij deze projectborden zien we de verschillende rollen en wie deze opnemen, de eerstvolgende stappen en de initiatiefnemers. Steeds is er de mogelijkheid om als team deze borden te gebruiken in het lab. Op deze manier kan het projectteam snel duidelijke stappen formuleren en communiceren naar anderen toe.

Waar we eerst de praktische handvaten van de tool misten, heeft de praktijk ervoor gezorgd dat we kunnen spreken van een concrete tool die nieuwe inzichten brengt en je concept concreter kan maken.

Gebruik

Binnen het team (intern), externe sessies en in projecten.

Een sessie duurt 2 uur en vindt plaats met 4 tot 8 deelnemers, begeleid door een facilitator.

Voordelen

De voordelen van dit klaverblad zijn:

° Een visuele vertaling van een conceptschets helpt bij het houden van een overzicht en kan dienen als leidraad voor communicatie.

° Het model is waarden gedreven, waarden en principes scheppen het kader van het concept. Deze waarden zijn naast de economische ook de ecologische en sociale waarden. Een project met verschillende ‘stakeholders’ (de community) en een beoogde impact in de samenleving heeft nood aan een waardenkader als leidraad en houvast.

° Het ontwerp van het concept is concreet wat betreft acties, rollen en middelen. Na een relatief korte sessie kan men onmiddellijk aan de slag.

° Het concept bouwt op een community van participanten ipv een communicatieplan gericht op een doelgroep. Dit leidt tot een meer gedragen en duurzaam concept.

° Het dynamische model geeft flexibiliteit en genereert nieuwe gezichtsvelden. Tijdens het vormgeven van het concept ontstaat een dynamiek van brainstorming en openen zich nieuwe mogelijkheden. We ervaren iedere keer opnieuw, tijdens de sessies het kenterpunt waarop de deelnemers heel nieuwe en scherpe ideeën verwerven.

° De deelnemers aan de klaversessies vinden tijdens het proces van conceptvorming hun rol en maken hun engagement kenbaar aan de anderen. Zo ontstaat een sterke band bij de initiatiefnemers die samen aan hun gedeelde missie beginnen. We zien dat er minder onderhandeling tussen partners nodig is en de bereidheid toeneemt.

° Het proces is licht en dynamiserend. Deelnemers omschrijven de ervaring als ‘uplifting’ waarbij men na afloop energie en zin heeft om van start te gaan. Te vergelijken met andere modellen kregen we de feedback dat het concretiseren van concepten in haalbare plannen vaak vooral obstakels en workload zichtbaar maakt en zo een gevoel van moedeloosheid ontstaat.

° Het resultaat van de klaverbladsessie is het baken voor de rollen en de start van de projectloop.

Holacracy

Deze vorm van sociocratische organisatie wordt gebruikt bij de roldefiniëring van deelnemers aan een creatieproces. Holacracy heeft haar wortels in Agile principes die we kennen uit software development en de open source omgeving. De kern van de module is de vlakke structuur met maximale autonomie voor de verschillende actoren. Deelnemers nemen 1 of meerdere rollen op zich. Rollen kunnen door verschillende mensen opgenomen worden. De rollen zijn als modules die op elkaar inwerken en zo een pad van voortschrijdend inzicht en eerstvolgende stappen realiseren. De omschrijving van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle rollen is bepaald en zichtbaar voor iedereen. Er zijn verschillende formats voor het geven van informatie, het bevragen van de anderen en het afstemmen van prioriteiten. Er is het werkoverleg/tussenstand waarop de rollen samenkomen en hun koers bespreken. Hier komt het baken, het concept opnieuw aan de orde. Het is de ‘waarom’ van het project, gevat in de commons en een haalbare vorm met meetbare indicatoren. Er is het roloverleg waar rolomschrijvingen en roldefinitie kan bijgesteld worden, enkel indien nodig en in overleg. Dit maakt het hele proces aanpasbaar aan eventueel veranderende contexten zonder structuur te verliezen. Het resultaat van het gebruik van de holacracy module is meer autonomie, meer betrokkenheid en een meer realiteitsgetrouw resultaat zonder verspilling van acties en middelen.

PCM

Proces Communication Model van Kahler wordt gebruikt voor het inzichtelijk maken van behoeftes en drijfveren van de verschillende deelnemers. Dankzij dit model krijgen de deelnemers een beter inzicht in de perspectieven van de anderen en kunnen zij hun communicatie hierop afstellen. Dit inzicht leidt tot een beter begrip en een betere samenwerking. Deze module kan ook gebruikt worden bij conflicten of het samenstellen van teams.

Projectloop

Een project heeft een specifiek verloop van concept naar realisatie en dit in verschillende loops of iteraties. Het proces start met het opstellen van het klaverblad model met een kerngroep van deelnemers. Vervolgens wordt een publieke kick-off georganiseerd en potentiële partners uitgenodigd. Tijdens de kick-off kunnen mensen inschrijven voor deelname aan specifieke rollen. Vervolgens gaan de verschillende rollen/teams aan de slag. Ze doen dit zo frequent en intensief als nodig. In overleg wordt een Tussenstand (werkoverleg) gepland waarop de rollen (of vertegenwoordiging door minstens 1 persoon uit een team) deelnemen. Zij bespreken aan het projectbord de voorbije actie en bepalen de volgende stap. Partners worden uitgenodigd op een tussenstand. Zij kunnen met het team in gesprek gaan over eventueel partnerschip op 1 of meerdere domeinen. De module ‘beslissen’ helpt bij het integreren van het voorstel van de partner in het project.

Opvallend aan de projectloop is dat niet alle data en ‘milestones’ vooraf ingevuld worden, maar er met een open einde en opeenvolgende stappen wordt gewerkt. Een nieuwe iteratie vangt aan na iedere Tussenstand totdat het project ‘klaar’ is. Geen deadlines en geen vast budget dus. Budget wordt gezocht op basis van noodzaak en waar mogelijk in partnership. Budget is als dusdanig geen kader of beperking. Uiteraard gaat het hier over projectbudget en niet over de kost van de infrastructuur zelf, die noodzakelijk en onbetwist is. Het ‘ontbreken’ van projectbudget lijkt in eerste instantie onhandelbaar, maar de transparante en vaste structuur die geboden wordt zorgt ervoor dat resultaten binnen de verwachte tijdspanne gerealiseerd worden.

Beslissen

De module Beslissen is ontstaan vanuit dezelfde sociocratische principes als holacracy. Dit biedt een antwoord op de gekende onduidelijke beslissingsprocedures bij vlakke structuren. Grosso modo kan men stellen dat er 4 manieren van beslissen zijn. Er is de beslissing vanuit autoriteit, vanuit expertise, vanuit consensus en met democratische stemming. Deze module voegt een nieuwe vorm toe. Iedere beslissing start met het formuleren van een ‘voorstel’ door de persoon die de beslissing wil genomen zien in functie van de vooruitgang. Hierop volgt een vragenronde waarbij alle andere aanwezigen vragen kunnen stellen aan de voorsteller. Deze kan de vragen beantwoorden. Vervolgens is er een reactieronde waar de aanwezigen hun reactie geven. De voorsteller antwoordt niet. Vervolgens is er een eventuele integratie van reacties in het voorstel door de voorsteller en volgt een bezwarenronde. Een bezwaar is enkel geldig onder specifieke voorwaarden. Geldige bezwaren worden vervolgens geïntegreerd in het voorstel waarna het voorstel wordt aangenomen.

Deze manier van beslissen geeft autonomie aan de ad hoc samengestelde groep en deze kan zo op een snelle manier omgaan met nieuwe voorstellen van buitenaf en wijzigingen van de context.

Draaiboek

Iedereen betrokken in de community krijgt inzage in het draaiboek. Dit is een document dat informatie bevat over de rollen, de processen, het engagement en de waarden. Wat je mag verwachten en wat er verwacht wordt. Dit draaiboek is deels generiek voor de hele organisatie en deels toegepast op het project. Het draaiboek vervangt contractuele documenten en zorgt voor een snelle instap in de manier van werken.

Boards

Ieder project heeft een fysieke plek voor samenkomst. Deze plek is maximaal open voor alle deelnemers, geeft informatie aan derden en potentiële partners. Hier vindt men het projectbord. Dit bord geeft het proces weer. Hier worden de eerstvolgende stappen per rol zichtbaar en vindt men de namen van de deelnemers, de eerstvolgende ‘Tussenstand’, het draaiboek en eventueel partner- en subsidiedossiers ter inzage. Deze boards zijn tegelijkertijd het uithangbord en werkinstrument voor het team. Het voordeel van een offline werkinstrument is dat er geen onduidelijkheid bestaat over beslissingen en de fysieke aanwezigheid en betrokkenheid van deelnemers vereist is om de volgende stap te zetten.

Bestand:Pluimenprojectbord.jpg

Een voorbeeld van een projectbord, gebruikt voor het project "Pluimen" (extern project).

Context

Welke positie neemt het project in een bredere context? Welke andere internationale voorbeelden zijn er? Hoe verhoudt het project zich tot deze voorbeelden? Wat zijn de bijzonderheden, sterktes en zwaktes? Deze situatieschets wordt gemaakt aan de hand van de module ‘context’. Hiervoor is een instrument in ontwikkeling.

Iedere module kan afzonderlijk gebruikt worden in andere processen.

Disseminatie

De module disseminatie is gericht op het openstellen van kennis en proces voor externen. Als drager van het proces, als kennisdeler, informatieverstrekker en activerend. Hoe gebruik je wiki’s, projectwebsites, projectmanagement software en holacracy tools? Een module die inzicht geeft in de voor- en nadelen van de verschillende tools en hoe je de juiste keten van kanalen opzet met verschillende ‘redacteurs’.

Evaluation en feedback

Hoe evalueer je ongoing processen en vertaal je feedback naar de infrastructuur als drager? Deze module gaat over de ontwikkeling van de methode op zich. Hoe bouw je gedeelde kennis en expertise op en vertaal je deze in een vatbare, transparante en transfereerbare vorm? Dat is de kernvraag die in deze module wordt aangepakt.

HOW

Timelab organiseert zelf de procesmethode voor eigen projecten en gebruikt verschillende modules in de dagelijkse werking. Daarnaast is het mogelijk voor externen om het faciliteren van aparte modules of reeksen te boeken.

WHO

Deelnemers aan de projecten, maar ook initiatieven van buitenaf.

WHEN

° 3 keer per jaar een project

° Op maat en op vraag kunnen afzonderlijke modules georganiseerd worden

ONTWIKKELINGSPROCES

februari 2015: Stageopdracht

Onderzoek naar instrumentarium voor businessmodelling op maat van de noden bij valorisatie van wat er in Timelab wordt ontwikkeld. Twee businessmodeltools: nl Business Model Canvas + en het Klaverbladmodel worden ingevuld voor het project Another Shoe, en met elkaar vergeleken. Door observatie en bevraging werd geconcludeerd dat het dynamisch model van Jonker meer innovatieve ideeën oplevert. De organisatie gaat verder met het model van Jan Jonker. Aan de hand van de noden die zich aandienen besluiten we extra tools te ontwerpen die de kracht van het dynamisch model ondersteunen.

mei 2015: Holacracy

Een herorganisatie van de interne structuur dringt zich op. Op welke manier kan het team ondersteuning bieden aan creatieprojecten? Wat wordt verwacht van het team zelf en waar biedt de organisatie ondersteuning en op welke manier? Klaverblad wordt ook aangepast aan de principes van Holacracy.

juni 2015: Peerby

"Eerste" sessie met Klaverblad wordt georganiseerd. Net zoals bij het eerste gebruik (tijdens stageopdracht) van het Klaverblad kwam naar boven dat het model erg goed kon gebruikt worden als brainstormtool.

juli 2015: PCM training

Introductie en training in het Proces Communication Model van Kahler hielp het team met vergroten van het vermogen tot perspectiefwissel.

augustus 2015: Open café

Het Klaverblad werd voor het eerst aangereikt in een creatieproject. Alexandre Licata kreeg de opdracht om het open café verder af te werken en hiervoor beroep te doen op feedback van de gebruiker. Het Klaverblad werd gebruikt om de scope van de opdracht te definiëren.

september 2015: Another Shoe

Het werd duidelijk dat het Klaverblad model misschien niet ideaal is als onderdeel van een individueel creatieproces, maar eerder als communicatietool van een groep aan kracht wint.

juli 2015 - heden: ADEM

De methode werd geïntegreerd in een project dat alreeds een jaar conceptvorming achter de rug had. Het Klaverblad werd gebruikt als voorbereiding op de kick-off. Deze bestond uit het kort toelichten van het klaver, het benoemen van de rollen en het definiëren van de eerstvolgende stappen. Anders dan bij vorige creatieprojecten stelden we ons heel flexibel op en vroegen we aan iedere rol een engagement om met minstens 1 afgevaardigde naar de tussenstanden te komen. Dit verloop is helemaal gebaseerd op Holacracy. Tools, die gebruikt worden in Holacracy, zoals de bezwarenronde helpt het team om koers te houden en de meningen en feedback van externen te kanaliseren.

oktober 2015: Jesse Howard en hacking households

Het Klaverblad werd opnieuw gebruikt om de verschillende facetten en perspectieven van zijn werk in kaart te brengen. Hier hadden we wel het gevoel dat het model als coachingstool kan gebruikt worden.

november 2015: Nieuwe school

Er werd een sessie met het Klaverblad gegeven aan een externe groep. Tijdens deze sessie werd het duidelijk dat het erg moeilijk is om met een erg grote groep het model samen in te vullen. Verder merkten we ook dat indien er totaal geen vooronderzoek is gebeurd of geen concreet idee is, het model een minder positief effect heeft.

november 2015: Living Lab

Het Klaverblad werd gebruikt als procesvormingstool. De aanwezigheid van een facilitator is erg belangrijk. De deelnemers waren erg tevreden en er was veel positieve feedback. Enkele aanpassingen van het model werden doorgevoerd tijdens deze sessie.

november 2015: Omkeerbaar Bouwen

Het Klaverblad werd gebruikt voor een project binnen Timelab. Minder goede sessie, de motivatie was niet optimaal bij deelnemers. Er werd steeds afgeweken van het model. Uit deze sessie werd duidelijk dat we op zoek moeten gaan naar manieren om te motiveren.

december 2015: Deelpunt

Deze sessie verliep erg vlot. Wel op te merken is dat er al enkele deelnemers vertrouwd waren met het model.

december 2015: Pluimkes

Tijdens deze sessie introduceerden we het projectenbord. Dit voelde aan als een grote meerwaarde. Voor het invullen van het model, werd ook een korte presentatie gegeven, dit leek wel erg goed om mee te beginnen. We kregen achteraf van de groep nog veel respons. De deelnemers van deze sessie spraken later nog samen af in Timelab, om op hun projectenbord volgende stappen te noteren.

maart 2016: Op Wielekes

Dit was een erg vlotte sessie, waarbij de deelnemers weer erg enthousiast waren.

Ervaringen

Lees de ervaringen met de methode op onze blog. http://timelab.org/admin-blog